Bonne rentrée à tous !

Pour notre part nous avons eu une intense activité cet été. Plus que des vacances apprenantes, nous avons eu… et bien pas vraiment de vacances !

Parmi les missions que nous avons réalisées en direct, le conseil et l’accompagnement technique à l’organisation d’un séminaire virtuel par le cabinet conseil en « prise de conscience du changement et créativité » ideoscripto.

Le contexte de cette mission : crise Covid-19 oblige, l’organisation d’un séminaire réunissant physiquement 400 personnes était exclue. Dès lors comment transmettre des informations sensibles, une stratégie d’entreprise tout en faisant passer un moment convivial et stimulant aux équipes ?

Outre les aspects techniques pour lesquels nous avons été sollicités, le challenge était de proposer un vrai moment de partage, d’interactivité, à des personnes réparties sur l’ensemble du territoire français et aux USA.

La mission, que nous avons acceptée, était d’aider notre client à sélectionner l’outil de visio-conférence permettant de relever ce challenge et de garantir techniquement le succès du séminaire.

Nous l’avons promis sur nos réseaux sociaux (Linkedin en particulier) : voici donc le bilan de cette expérience !

Quelle solution de visioconférence choisir pour un séminaire virtuel ?

Les solutions de visioconférence sont nombreuses sur le marché. Outre les outils Microsoft Teams et Skype, ou encore les outils d’entreprise Cisco Webex, il existe pléthore d’outils intégrés a des logiciels Saas (Meet’up, Wimi, Ringover…). La majorité de ces systèmes sont adaptés à de la vidéo à 1 ou 2 liens, c’est à dire à 2 ou 3 écrans. Beaucoup recommandent d’ailleurs de limiter le nombre des connexions à 8 et au maximum jusqu’à 25 utilisateurs simultanés.

Rien d’efficace donc pour un séminaire, avec des réunions plénières de 400 personnes connectées au même moment. De surcroit si ces outils sont parfaitement adaptés à leur utilisation, ils n’offrent pas de fonctionnalités d’animation nécessaire à un événement d’entreprise.

On le voit ici, l’enjeu du projet était à la fois technique (le nombre de connexions simultanées) et fonctionnel (la possibilité de rendre interactif et bien animé chaque atelier et chaque réunion plénière).

Les trois principales solutions restantes étaient donc Teams, Whereby et Zoom, seules solutions capables de répondre sur les deux tableaux : technique et fonctionnel. 

Est-il encore besoin de présenter Zoom ? La crise sanitaire à fait bondir cette société sur le marché français, avec 700% de croissance de son trafique (source : presse-citron) Nombre d’entre nous avons utilisé cette application durant le confinement pour garder le lien avec nos proches, alcooliques ou non (ne nous dites pas que vous n’avez jamais fait un apéro virtuel).

C’est à cette occasion que Zoom a également fait parler d’elle notamment parce que des failles de sécurité informatique importantes ont fait bruisser le microcosme des spécialistes de la cyber sécurité. Et même au-delà.

Comment avons-nous fini par choisir Zoom pour l’organisation d’un séminaire virtuel ?

Il a donc fallu départager entre Teams et Zoom pour présenter en soutenance de l’appel d’offre le projet global de séminaire.

Le client final disposait de licences des deux outils. Les équipes étaient indifférentes à la solution retenue, pourvu que le rendu soit bon !

Le choix d’ideoscripto se portait plutôt sur Zoom pour la palette de fonctions (écran de fond, approche webinar ou réunion, interaction des participants dont mosaïque a 49 participants, outil de pilotage par les chefs de projet et partage de musiques).

Notre travail a donc consisté à valider les correctifs de sécurité informatique de Zoom pour rassurer tant l’agence que le client. Nous avons été très agréablement surpris de la disponibilité et de la réponse de Loïc Rousseau, PDG France de ZOOM, qui nous a répondu sur Linkedin et avec lequel nous avons ensuite échangé longuement. La mise à disposition d’une commerciale et de ressources techniques nous a permis de valider que la sécurité des données était garantie et que la conformité RGPD était respectée.

Sans entrer dans trop de détails, les licences US pouvaient être utilisées sur les datacenters européens de Francfort et Amsterdam. Les liaisons Zoom étaient par ailleurs cryptées de bout en bout et l’identification des utilisateurs a été renforcée, avec la possibilité pour chaque pilote de webinar et de réunion de faire patienter pour vérification la personne qui veut se connecter.

En plus de la salle d’attente un MDI du meeting (Multiple Document Interface) et la possibilité de bloquer certaines options (come le partage de documents) améliorent sensiblement la sécurité informatique.

Zoom est une application 100% dédiée à la visioconférence alors que Teams est avant tout un me-too de Slack auquel on a ajouté Skype.

Teams a rattrapé son retard versus Zoom, mais reste encore très consommateur de CPU et de bande-passante. Choisir Teams, c’est vouloir capitaliser sur toutes les fonctionnalités de Teams (gestion d’équipes projets + visioconférence + outils d’interactions) et pas seulement sur la visioconférence. Souhaitant nous focaliser sur la visioconférence seulement et en maximisant toutes les possibilités d’animation possible offertes par l’application nous a conduit naturellement à recommander Zoom.

Enfin, Zoom était capable de supporter l’important trafic attendu tout en s’intégrant avec des solutions CRM telles que Hubspot de sorte que l’expérience utilisateur pouvait être enrichie durant les 4 jours de séminaire.

Comment s’est déroulé le séminaire avec Zoom ?

Il s’est passé en deux phases. La phase de renforcement technique durant le mois de Juillet puis la phase d’exploitation a proprement parlé durant la dernière semaine d’Août.

Phase 1 : apprendre à travailler avec les équipes et avec la solution Zoom.

Nous avons reçu la notification de l’appel d’offre fin Juin.

Durant le mois de Juillet nous avons appris à travailler avec nos interlocuteurs Zoom, tant commerciaux que techniques.

Appris, parce qu’il fallait prendre rendez-vous pour pouvoir échanger avec notre interlocuteur. Parce que chaque appel était invariablement dirigé vers un répondeur téléphonique. Toutefois nous avons été systématiquement rappelés.

Appris parce que chaque question faisait l’objet d’une réponse par courriel, composée pour l’essentiel de liens vers la plateforme Zoom (parfois en anglais).

Appris parce qu’il aura fallu faire l’effort de lire et de comprendre dans le détail l’offre Zoom.

C’est alors que nous avons découvert un point faible de Zoom par rapport à son concurrent de Richmond. Ce point faible est important dans l’organisation d’un séminaire utilisant notamment la fonction Webinar. Teams Microsoft effectue le mixage vidéo sur ses serveurs, c’est à dire dans le Cloud, alors que Zoom le fait en local, donc sur votre machine (nous y reviendrons en conclusion).

Phase 2 : quel support offre Zoom en exploitation ?

Restait la question de l’accompagnement durant le séminaire, afin de s’assurer de la totale disponibilité des flux de data vidéo. Le support technique proposé est alors de 800 € / jour, un tarif quelque peu rédhibitoire pour une solution qui se veut fiable à 100%.

Nous avons donc pris le parti de nous passer d’un tel accompagnement.

Toutefois nous tenons ici à remercier Rachel (service commercial) et Gavin (service technique) qui ont su être à nos côtés de façon très réactive et analyser de façon très précise les quelques incidents (mineurs) survenus pendant le séminaire.

L’opération a été l’occasion de comprendre les subtilités de fonctionnalités de l’application. Il convient également d’être attentif à la couleur des icones à l’écran : bouclier en haut à gauche vert ou grisé ? Usage du point d’exclamation en haut à droite de l’écran…

Bilan côté technique de l’utilisation de Zoom pour un séminaire virtuel

Le bilan final est satisfaisant, notamment du fait de l’heureuse surprise qu’a été la qualité de l’accompagnement gratuit dont nous avons bénéficié. Certes ce projet était opéré pour une important client Zoom disposant de plus de 100 licences payantes, mais nous appréhendions un traitement très anonyme et des délais de réponses insupportables. Ce ne fut pas le cas.

Nous avons seulement à déplorer quelques petits décrochages du fait d’un débit réseau insuffisant, mais pas de gros problèmes. Seule une question reste en suspend : pourquoi la fonction « ajouter un animateur » était aléatoirement disponible (l’icône apparaissant ou non pour un même animateur) ? Est-ce là un bug ?  La question a été posée et reste sans réponse.

Concernant notre client, le cabinet ideoscripto. Celui-ci a pu réaliser son projet avec une équipe de 6 personnes, animer les sessions plénières et les ateliers et obtenir la satisfaction de son client et l’enthousiasme des équipes de celui-ci, gage d’une bonne rentrée professionnelle !

Si on nous a annoncé la sortie d’une nouvelle version en Octobre et parlé de réalité augmentée (!), nous tenons à vous apporter nos recommandations.

Voici donc nos prescriptions pour le bon usage de Zoom dans l’organisation d’un séminaire virtuel :

  • Bien vous assurer des pré-requis techniques à l’organisation de webinar et de meetings. L’utilisation de vidéo et de partage d’écran et documents nécessite un puissant PC (ou Mac) de l’animateur et du ou des co/animateurs. Idéalement vos ordinateurs doivent être équipés d’un processeur 8 cœurs et vous devez exclure tous les PC ayant 4 cœurs ou moins. En effet, les PC ayant moins de 4 cœurs CPU sont limités à 5 images par seconde pour le partage d’écran.
  • Si vous utilisez du réseau wi-fi, bien vérifier en émission comme en réception que vous avez un bon réseau capable de supporter les flux Zoom. Dans l’idéal nous préconisons une priorisation des flux, ce que nous n’avons pu obtenir sur ce projet, et un débit garantit à 200Mbps en montée. Un back-up en 4G est possible si vous installez l’application en local sur chaque poste.
  • Si vous utilisez des écrans de différentes tailles, bien vous assurer préalablement du rendu en fonction des débits et version (tests, vérification auprès de Zoom)
  • Prenez le temps de bien comprendre les différences fonctionnelles décrites par des terminologies proches sur les FAQ de Zoom : le co-animateur n’est pas un hôte alternatif par exemple…
  • Prenez le temps aussi de vous assurer des versions utilisées. En effet les pré-requis techniques différents à chaque version et des surprises sont possibles !

Nous tenons également à partager notre expérience de l’édition logiciel pour lancer quelques points de vigilance pour l’avenir :

  • Nous sommes attentifs au risque de sédimentation du fait des nombreuses versions éditées et disponibles.
  • Nous invitons Zoom à ne pas se contenter de liens vers sa plateforme pour répondre aux questions des utilisateurs, car, nous en avons fait l’expérience, des liens peuvent être oubliés (ce qui nous a rendu désagréable auprès de Pierre, et nous le prions ici de nous en excuser).
  • Nous nous inquiétons enfin du risque d’une compétition effrénée entre les acteurs US, chinois et européens, facilitant la prise de risques et la sortie de versions non abouties pour obtenir des effets d’annonce. Le risque de boomerang sur les réseaux sociaux professionnels est grand !

Bilan côté métier de l’utilisation de Zoom pour un séminaire virtuel

Nous tenons également à vous partager le retour d’expérience d’ideoscripto et de son président Jérôme Lazard.

Pendant le confinement, les entreprises ont découvert les réunions en visioconférence et leurs salariés le télétravail. A la fin du confinement, les collaborateurs étaient fatigués après avoir passé des heures devant leur petit écran à enchainer réunion en visio sur réunion en visio sans pause-café entre les 2. Alors un séminaire de 3 jours entièrement connecté, pas évident pour les participants !

Un séminaire virtuel, pour ideoscripto, ce n’est pas une réunion en visio de plus ou la version filmée et streamée d’un séminaire en présentiel. Un séminaire virtuel cela s’anime autrement et spécifiquement. Et les animations viennent en partie des possibilités offertes par l’outil de visioconférence choisi et par la capacité à vivre quelque chose tous ensemble tout en étant seul.e devant son écran.

Lors d’un séminaire en présentiel, la partie technique est gérée par le prestataire du lieu ou les organisateurs comme ideoscripto. Dans un séminaire connecté, c’est à chacun d’être en charge de ses outils : PC, connexion et bon maniement des fonctionnalités de l’application.

Et c’est cette responsabilité, en plus de la nécessité de faire passer les bons messages aux participants, qui ajoute de l’angoisse aux intervenants. En sollicitant les services de the8bits.com, on a pu en temps réel rassuré certains intervenants face aux difficultés qu’ils pouvaient rencontrer avec la faible pratique de Zoom.

The8bits a été un partenaire efficace, ultra réactif à nos demandes pour faire de ce premier séminaire virtuel chez notre client un beau succès.

En conclusion, notre meilleure recommandation est de vous appuyer sur un duo experts pour l’organisation de vos séminaires virtuels : ideoscripto et the8bits.com !

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